DATENSCHUTZRICHTLINIEN & DATENSCHUTZHINWEIS

Abschnitt Eins - Datenschutzrichtlinien

Universal Language Solutions Ltd, eingetragenes Unternehmen 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham, BR3 1AT.

ULS bietet Sprachübersetzungsdienste, indem spezifische Projekte im Rahmen eines auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittenen Services professionellen Übersetzern zugewiesen werden.

Bei Fragen zum Inhalt dieser Datenschutzrichtlinien und des Datenschutzhinweises oder bei Anfragen zum Zugriff auf gespeicherte Daten wenden Sie sich bitte telefonisch unter 0208 249 6464 oder per E-Mail an info@universallanguagesolutions.co.uk an den Geschäftsführer Colin Allinson.

ULS ist mit dem Aktenzeichen ZA394954 im Amt des Information Commissioners (Datenschutzbeauftragter des Vereinigten Königreichs) registriert. Verantwortlich für Datenschutz und Informationssicherheit ist der Geschäftsführer, Manitu Szerman.

UNSERE VERPFLICHTUNGEN

ULS bewertet und dokumentiert alle im Rahmen der Datenverarbeitung regelmäßig durchgeführten Aktivitäten, diejenigen, die Daten einem hohen Risiko aussetzen, sowie alle, die sensible personenbezogene Daten betreffen. Diese Aktivitäten sind durch die Rechtsgrundlagen und Sonderbedingungen gerechtfertigt, die in den Bestimmungen vorgesehen und in einem Datenschutzhinweis festgehalten sind, siehe Abschnitt Zwei dieses Dokuments. Der Datenschutzhinweis steht allen interessierten Parteien auf unserer Website universalanguagesolutions.co.uk zur Verfügung.

ZUGRIFFSRECHTE

Einzelpersonen haben das Recht, Details zu allen persönlichen Informationen anzufordern, die ULS möglicherweise über sie besitzt, sowie erweiterte Rechte in Bezug auf unsere Nutzung dieser Informationen, einschließlich:

1. Das Recht auf die Berichtigung unrichtiger oder veralteter Informationen;
2. Das Recht auf Löschung ihrer Informationen (das „Recht auf Vergessenwerden“);
3. Das Recht, die Art und Weise einzuschränken, in der wir mit ihren Informationen umgehen und sie verwenden;
4. Das Recht, zu verlangen, dass ihnen ihre Informationen in einem Format zur Verfügung gestellt werden, das sicher und zur Wiederverwendung geeignet ist (das „Recht auf Übertragbarkeit“).

ULS erkennt an, dass jede Person sich danach erkundigen darf, ob das Unternehmen Informationen mit ihren persönlichen Daten gespeichert hat. Auf schriftliche Anfragen in solchen Fällen antwortet ULS so schnell wie möglich, wobei es nicht länger als 30 Tage dauert, bis Kopien der gespeicherten Daten zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen korrigiert auf Wunsch alle Fehler und erklärt sich bereit, Unterlagen zu löschen, wenn dies rechtlich zulässig ist.

ÜBERPRÜFUNG DER DATENSCHUTZRICHTLINIEN & DES DATENSCHUTZHINWEISES

Bei den Sitzungen des ULS-Managements und des Verwaltungsrats ist der Datenschutz ein ständiger Tagesordnungspunkt; dies beinhaltet eine Überprüfung der Datenschutz-Folgenabschätzung und der Datenschutzerklärung auf Relevanz und Genauigkeit. Die Dokumente und diese Datenschutzerklärung werden mindestens einmal jährlich vollständig überprüft.

DETAILS ZUR SICHERHEIT

Es werden alle Anstrengungen unternommen, um die von ULS erfassten personenbezogenen Daten verantwortungsbewusst und sicher zu verwalten. Zu diesem Zweck werden alle vernetzten Geräte verschlüsselt und die Daten werden passwortgeschützt auf verschlüsselten Cloud-Servern gespeichert. Unterstützt wird dies durch unseren IT-Provider Resonate Cloud Services. Auf allen mobilen Geräten wird die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet.

Das Cloud-basierte Google Drive, das für die Verwaltung von Projektdateien verwendet wird, ermöglicht einen eingeschränkten Zugriff nur für die zugewiesenen Projektmanager.

Mitarbeiter, die über Mobiltelefone auf geschäftliche Informationen, einschließlich E-Mails, zugreifen, müssen eine Sicherheitsmaßnahme mit PIN oder Fingerabdruck integrieren und sicherstellen, dass ihr Betriebssystem stets auf dem neuesten Stand ist.

Persönliche Dateien in Papierform werden in einem verschlossenen Schrank in einem verschlossenen Büro mit begrenzten Schlüsselbeständen aufbewahrt. Der Zugang zum Gebäude wird durch eine Rezeption verwaltet.

BREACH RESPONSE – KRISENMANAGEMENT BEI DATENPANNEN

Bei einer Datenpanne, wie z. B. bei Einbruch, Verlust oder Diebstahl eines Laptops oder Smartphones, werden alle Mitarbeiter und derzeitigen Kunden umgehend informiert. Besteht ein ernsthaftes Risiko, dass persönliche Daten missbraucht werden, werden alle Kontaktpersonen informiert und der Vorfall wird innerhalb von drei Tagen nach Entdeckung des Verstoßes beim Amt des Information Commissioners (ICO, Datenschutzbeauftragter des Vereinigten Königreichs) gemeldet; ULS holt dann vom ICO Anweisungen für das weitere Vorgehen ein.

ABSCHNITT ZWEI – DATENSCHUTZHINWEIS

Alle Dokumente bleiben Eigentum und geistiges Eigentum des Auftraggebers.

ERKLÄRUNGEN ZUR VERARBEITUNGSTÄTIGKEIT

TÄTIGKEIT

Zweck/Begründung – Rechtsgrundlage/Sonderbedingung

ÜBERSETZUNGSDIENSTE

DATEIÜBERGABE

Empfang und Rückgabe der zu übersetzenden und übersetzten Dokumente: Bevorzugt wird die Nutzung des Cloud-basierten Google Drive; einige Kunden bevorzugen den E-Mail-Austausch, welcher auf Wunsch erfolgt – Vertrag.

ÜBERPRÜFUNG

Überprüfung und Bewertung der Übersetzung durch einen adäquaten Linguisten – Vertrag

DATENAUFBEREITUNG

Falls erforderlich, werden die zu übersetzenden Dokumente in ein anderes Format konvertiert, bevor sie an den Linguisten gesendet werden – Vertrag

INSIGHTLY CRM-SOFTWARE

AUFTRAGSVERLAUF

Asservierung von früheren Übersetzungen zur Optimierung zukünftiger Dienste – Legitime Interessen

KUNDENDATENSATZ

Speicherung der grundlegenden Kontaktdaten für die Erbringung von Dienstleistungen – Vertrag

ALLGEMEINE KONTAKTE

DATENBANK MIT KONTAKTINFORMATIONEN VON UNTERNEHMEN

Geschäftskontakte aus Networking und Empfehlungen zur Förderung von ULS – Legitime Interessen

WEBSITE

Cookies sind Textdateien, die von der Website erzeugt und auf dem Computer des Benutzers teilweise zu Marketingzwecken und zur Lead-Generierung gespeichert werden – Legitime Interessen

E-MAIL-KAMPAGNEN

ULS nutzt Mailchimp, eine Online-Marketing-Plattform und ein E-Mail-Marketing-Unternehmen, um E-Mails zu Marketingzwecken zu versenden – Legitime Interessen

GESCHÄFT

AKKREDITIERUNG

ULS legt Nachweise über die Aktivitäten und die verantwortlichen Personen im Antrags- und Auditverfahren für die Zertifizierung nach ISO 9001 beim Institute of Translation & Interpreting und Chartered Institute of Linguists vor – Legitime Interessen

MITARBEITER*INNEN

ABWESENHEITSÜBERWACHUNG UND BEURTEILUNGEN

Zur Überwachung von Leistung sowie von Abwesenheit aufgrund von Krankheit und Urlaub – Legitime Interessen

PERSONALWESEN, BERATER

Gelegentliche Einbeziehung von QBH Solutions zum Zweck der Konsultation von Personalunterlagen, wie z. B. Arbeitsverträgen, und zur Unterstützung bei der Lösung von Disziplinar- und Beschwerdefragen – Legitime Interessen

GEHALTSABRECHNUNG VON DRITTEN

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird von einer Drittpartei, Aims Accountancy, durchgeführt, da ULS dafür intern keine Ressourcen zur Verfügung stehen – Legitime Interessen / Sonderbedingung B Rechtskonformität

BESCHÄFTIGUNGSUNTERLAGEN

Aufbewahrung von Bewerbung und Vertrag, ggf. Kopien von Ausweisen und Qualifikationen – Gesetzliche Verpflichtung / Sonderbedingung B Rechtskonformität

BEVORZUGTE LINGUISTEN*

Aufbewahrung von Ausweiskopie, Lebenslauf und Qualifikationen, Kontaktinformationen und ggf. Wohnsitzland – Rechtliche Verpflichtung / Sonderbedingung B Rechtskonformität

UNFALLREGISTER

Aufbewahrung von Aufzeichnungen über Arbeitsunfälle – Gesetzliche Verpflichtung / Sonderbedingung B Rechtskonformität

 

GETEILTE DATEN/DATENKONTROLLE

Daten werden nur an die direkt am Projekt beteiligten Lieferanten (z.B. Übersetzer/Linguisten) weitergegeben. Alle Lieferanten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, wie es in den Bedingungen unserer Lieferanten Vereinbarung festgelegt ist.

Der “Data Controller” ist der Kunde. ULS agiert als Datenverarbeiter und beansprucht keine Kontrolle über die vom Kunden gelieferten Daten. Der Kunde kann sich das Recht vorbehalten, dass ULS Daten nach seinem Wunsch löscht oder zurückgibt.

*Bei einigen Übersetzungsprojekten verlangt der Kunde die Identität des Linguisten, diese wird über das sichere Cloud-basierte System weitergegeben.

Kontrolle von Aufzeichnungen

Was	Wie	Wo	Wie lange	Vernichtung
Kostenvoranschläge	E-Mail	Google Drive E-Mail / Server	2 Jahre	Dauerhafte Löschung
	E-Mail	Google Drive E-Mail / Server	Anleitung bei Codes	Dauerhafte Löschung
Übersetzungsdateien	Ausdruck	Verschlossener Schrank	1 Jahre	Geschreddert
	Softcopy CDs USBs	Verschlossener Schrank Email / server	2 Jahre	Gelöscht auf Wunsch des Kunden
Outlook-Adressbuch	Online	Sicheres Konto	Unbefristet
Aufzeichnungen von Mitarbeiter*innen	Ausdrucke & gescannte Dateien	Server / Büro	3 Jahre	Dauerhafte Löschung / Geschreddert
Unfallverzeichnis	Buch	Büro	7 Jahre	Geschreddert
Rechnungen	Elektronisch erstellt & ausgedruckt	Server / Büro	7 Jahre	Dauerhafte Löschung / Geschreddert