POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES & POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Section Un – Politique de Protection des Données

Universal Language Solutions Ltd, Société immatriculée 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham. BR3 1AT.

ULS fournit des services de traduction en assignant ses traducteurs professionnels à des projets pour des services sur-mesure, adaptés aux exigences y afférentes.

Pour toute demande concernant le contenu du présent document et de la Politique de confidentialité, ou toute demande d’accès aux données détenues, veuillez contacter Colin Allinson, Directeur Général au +44 (0)208 249 6464, ou sur info@universallanguagesolutions.co.uk

ULS est enregistrée auprès du Bureau du Commissaire à l’information (Information Commissioner’s Office, ICO), sous la référence ZA394954. La personne responsable de la Protection des Données et de la Sécurité de l’Information est le Directeur Général, Manitu Szerman.

COMPRENDRE NOS OBLIGATIONS

ULS a vérifié et documenté toutes les activités de traitement réalisées de façon régulière exposant les données et données sensibles à un risque élevé. Ces activités ont été justifiées conformément au cadre juridique et aux dispositions spéciales de la règlementation en vigueur et décrites dans notre Politique de Confidentialité, voir la Section Deux du présent document. La Politique de Confidentialité est accessible à toutes les Parties intéressées sur notre site internet : universallanguagesolutions.co.uk

DROITS D’ACCÈS DES PERSONNES CONCERNÉES À LEURS DONNÉES PERSONNELLES

Tout individu a le droit de demander le détail de toute information personnelle qu’ULS peut détenir sur lui/elle et a des droits supplémentaires concernant l’utilisation que nous faisons de ces informations, notamment :

1. Le droit de demander une rectification d’une information inexacte ou obsolète.
2. Le droit à l’effacement de vos informations (aussi appelé « droit à l’oubli »)
3. Le droit de restreindre la façon dont nous traitons et utilisons vos informations.
4. Le droit de demander à ce que vos données vous soient remises dans un format sûr et adéquate afin de les réutiliser (aussi appelé « droit à la portabilité »)

 

ULS reconnait que tout individu peut demander si des informations contenant des données personnelles le/la concernant, sont détenues. ULS répondra par écrit à cette demande dès que possible, et remettra les copies de toutes les données détenues dans un délai de 30 jours maximum. La société doit corriger toute erreur sur demande et accepte de supprimer les données enregistrées lorsque le cadre juridique l’autorise.

RÉVISION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES ET DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La Protection des Données est un point permanent à l’ordre du jour de la Réunion de revue de direction et de la Réunion du Conseil d’Administration d’ULS, ceci inclut un examen de la pertinence et de l’exactitude de l’Analyse d’impact relative à la protection des données et de la Politique de confidentialité. Lesdits documents et la politique en question, doivent être intégralement réexaminés au moins une fois par an.

SÉCURITÉ

Tous les efforts nécessaires sont consentis afin de gérer les données personnelles détenues par ULS de façon responsable et sûre. À cet effet, tout équipement fonctionnant en réseau est crypté et protégé par un mot de passe et son contenu est sauvegardé sur des serveurs Cloud cryptés. Ce système est assuré par notre prestataire informatique : Resonate Cloud Services. L’Authentification à deux facteurs est utilisée sur tous les appareils portables.

Le service dématérialisé Google Drive utilisé pour la Gestion des dossiers projets, permet un accès restreint aux seuls Chefs de projets désignés.

Les membres du personnel utilisant leur téléphone portable pour accéder à des informations professionnelles, tels que leurs e-mail, doivent ajouter un code PIN ou un déverrouillage par empreinte digitale et s’assurer de télécharger les mises à jour de leur système d’exploitation dès qu’elles sont disponibles.

Les dossiers papiers du personnel sont stockés dans des armoires verrouillées, se trouvant dans un bureau fermé à clé, avec un nombre limité de personnes détenant les clés dudit bureau. L’accès au bâtiment est géré par le personnel d’accueil.

RÉACTION EN CAS D’INFRACTION

En cas d’infraction, telle qu’un cambriolage, une perte ou un vol d’ordinateur portable ou d’un téléphone, l’ensemble du personnel et des clients actuels seront avertis. S’il existe un risque élevé d’utilisation abusive des données personnelles, l’ensemble des contacts en sera informé et l’incident sera rapporté au Bureau du Commissaire à l’Information (Information Commissioner’s Office, ICO) dans les trois jours suivant la découverte de l’infraction et ULS suivra les directives de l’ICO.

SECTION DEUX – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Tous les documents restent la propriété et la propriété intellectuelle du client.

GESTION DES DÉCLARATIONS D’ACTIVITÉ

ACTIVITÉ

Objectifs/justification – Cadre juridique / Disposition spéciale

SERVICES DE TRADUCTION

ENVOI DE FICHIER

La méthode privilégiée pour la réception et la livraison de dossiers de traduction est l’utilisation du service dématérialisé Google Drive, néanmoins, certains clients préfèrent procéder par échange d’e-mails et cette méthode peut être utilisée sur demande – Contrat

RÉVISION DE DOCUMENT

La révision et l’examen d’une traduction nécessitent le choix d’un linguiste adapté – Contrat

PRÉPARATION DE DOCUMENT

Si nécessaire, les documents à traduire sont convertis dans un autre format avant d’être envoyés au Linguiste – Contrat

LOGICIEL CRM INSIGHTLY

HISTORIQUE DE COMMANDE

Conservation des services de traduction réalisés pour optimiser le service client dans le futur – Intérêts légitimes

DOSSIER CLIENT

Conservation des informations de contact basiques pour la prestation de services – Contrat

CONTACTS

BASE DE DONNÉES DE CONTACT POUR LES ENTREPRISES

Conservation des contacts professionnels de réseau et comme références pour la promotion d’ULS – Intérêts Légitimes

SITE INTERNET

Les cookies sont des fichiers texte générés par le site internet et stockés partiellement sur l’ordinateur de l’utilisateur à des fins marketing et pour la génération de leads – Intérêts Légitimes

CAMPAGNES D’EMAILING

Mailchimp, une entreprise spécialisée dans le marketing par email et une plateforme de marketing en ligne, est utilisée pour envoyer des e-mails pour le compte d’ULS à des fins marketing – Intérêts Légitimes

ENTREPRISE

CERTIFICATION

Des preuves de l’activité d’ULS et de ses responsables sont fournies dans la procédure de demande et de vérification pour la certification ISO 9001, l’Institute of Translation & Interpreting et le Chartered Institute of Linguists – Intérêts Légitimes

PERSONNEL

CONTRÔLE DES ABSENCES ET ÉVALUATIONS

Pour superviser la performance, les congés maladie et les vacances – Intérêts Légitimes

CONSULTANT POUR LES QUESTIONS RH

Consultation occasionnelle de QBH Solutions sur des Documents RH tels que les contrats de travail et pour une assistance en matière de résolution des griefs et des problèmes disciplinaires – Intérêts Légitimes

GESTION EXTERNE DE LA PAIE

La paie est gérée par un organisme externe, Aims Accountancy, la ressource pour ce service n’étant pas encore disponible en interne – Intérêts Légitimes / Disposition spéciale B conformité juridique

DOSSIERS D’EMBAUCHE

Conservation des formulaires de candidature, contrats, copies de pièces d’identité et des diplômes, le cas échéant – Obligation légale / Disposition spéciale B conformité juridique

LINGUISTES PRIVILÉGIÉS*

Conservation des copies de pièces d’identité, CV et diplômes, des informations de contact et du pays de résidence, le cas échéant – Obligation légale / Disposition spéciale B conformité juridique

DOSSIERS ACCIDENT

Conservation des registres des accidents du travail – Obligation légale / Disposition spéciale B conformité juridique

DONNEES PARTAGEES / CONTROLE DES DONNEES

Les données ne seront partagées qu'avec le/les fournisseur(s) directement impliqué(s) dans le projet (c'est-à-dire les linguistes / traducteurs).
Tous les fournisseurs sont tenus à la confidentialité totale, comme stipulé dans les termes de notre Accord de Fournisseur.

Le «responsable du traitement» est le client. ULS agit en tant que sous-traitant et ne revendique pas le contrôle des données fournies par les clients. Les clients peuvent se réserver le droit de demander à ULS de supprimer ou de renvoyer des données à leur guise.

 

*Pour certains projets de traduction, le client demande à connaître l’identité du Linguiste, qui est alors partagée via notre système sécurisé basé sur le Cloud.

Contrôle des Dossiers

Quoi	Comment	Où	Combien de temps	Mode de destruction
Devis	E-mail	Google Drive E-mail / Serveur	2 ans	Supprimés de façon permanente
	E-mail	Google Drive E-mail / Serveur	Directive du code	Supprimés de façon permanente
Dossiers de traduction	Copie papier	Armoire verrouillée	1 an	Déchiquetés
	Copie électronique CDs USB	Armoire verrouillée E-mail / Serveur	2 ans	Supprimé à la demande des clients
Carnet d’adresses Outlook	En ligne	Compte sécurisé	Indéfini
Dossiers du personnel	Dossiers papier et documents scannés	Serveur / Bureau	3 ans	Supprimés de façon permanente / Déchiquetés
Registre des Accidents	Livre	Bureau	7 ans	Déchiquetés
Factures	Établies sur ordinateur et imprimées	Serveur / Bureau	7 ans	Supprimées de façon permanente / Déchiquetées