POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y AVISO DE PRIVACIDAD

Sección uno - Política de protección de datos

Universal Language Solutions Ltd, Compañía Registrada 09002776
Provident House, Burrell Row, Beckenham. BR3 1AT.

ULS proporciona servicios de traducción de idiomas al poner en contacto a sus traductores profesionales con proyectos en un servicio a medida adaptado a las necesidades.

Para cualquier consulta relativa al contenido de este Documento de política y Aviso de privacidad, o cualquier solicitud de acceso a los datos que se encuentran en su poder, póngase en contacto con Manitu Szerman, Director General en el +44 (0)208 249 6464, o m.szerman@universallanguagesolutions.co.uk.

ULS está registrada en la Oficina del Comisionado de Información, referencia ZA394954. La persona responsable de la Protección de Datos y Seguridad de la Información es el Director General, Manitu Szerman.

CONOCIMIENTO DE NUESTRAS OBLIGACIONES

ULS ha evaluado y documentado todas las actividades de procesamiento realizadas regularmente, las que exponen los datos a un alto riesgo y cualquier dato personal sensible. Estas actividades han sido justificadas utilizando las Bases legales y las Condiciones especiales previstas en el Reglamento y escritas en un Aviso de privacidad, por favor vea la Sección Dos de este documento. El Aviso de privacidad está disponible para todas las Partes Interesadas en nuestro sitio web, universallanguagesolutions.co.uk

DERECHOS DE ACCESO DEL INTERESADO

Los individuos tienen el derecho de solicitar detalles de cualquier información personal que ULS pueda tener sobre usted, y usted tiene mayores derechos con respecto a nuestro uso de esa información, incluyendo;

  1. El derecho a solicitar la rectificación de la información que sea inexacta o desactualizada.
  2. El derecho a la eliminación de su información (también conocido como "el derecho al olvido").
  3. El derecho a restringir la forma en que tratamos y usamos su información.
  4. El derecho a solicitar que se le proporcione su información en un formato seguro y adecuado para su reutilización (también conocido como "el derecho a la portabilidad").

ULS reconoce que cualquier persona puede preguntar si se tiene alguna información que contenga sus datos personales. ULS responderá a las solicitudes por escrito tan pronto como sea posible, sin emplear más de 30 días para proporcionar copias de cualquier dato que se mantenga. La empresa corregirá cualquier error si se le solicita y se compromete a eliminar los registros cuando esto se permita en virtud de la Base jurídica.

REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y DEL AVISO DE PRIVACIDAD

La protección de datos es un punto permanente del orden del día de la Junta de evaluación de la gestión de ULS y de la reunión del Consejo de Administración; esto incluye un examen de la evaluación del impacto de la protección de datos y de la notificación de privacidad para comprobar su pertinencia y exactitud. Los documentos, y este documento que contiene la política, se revisarán en su totalidad al menos una vez al año.

DETALLES DE SEGURIDAD

Hacemos todo lo posible para gestionar la información personal que tiene ULS de manera responsable y segura. Con este fin, todo el equipo de la red está encriptado y protegido por contraseña, almacenado en servidores de nube cifrados. Esto está respaldado por nuestro proveedor de TI, Resonate Cloud Services. Se utiliza la autenticación de dos factores en todos los dispositivos móviles.

Se usa Google Drive basado en la nube para la gestión de archivos de proyectos y permite un acceso restringido sólo a los directores de proyectos asignados.

Al personal que utiliza los teléfonos móviles para acceder a la información empresarial, incluidos los correos electrónicos, se le pide que añada un PIN o una huella dactilar de seguridad, y que se asegure de descargar las actualizaciones del sistema operativo cuando estén disponibles.

Los archivos del personal en papel se guardan en un armario cerrado en una oficina con acceso limitado a la llave. El acceso al edificio está gestionado por una recepción atendida.

RESPUESTA ANTE UNA INFRACCIÓN

En caso de una infracción, como un robo, pérdida o hurto de un ordenador portátil o un teléfono, se informará a todo el personal y a los clientes actuales. Si existe un riesgo grave de que se haga un mal uso de los datos personales, se informará a todos los contactos y se comunicará el incidente a la Autoridad británica de protección de datos (ICO, Information Commissioner’s Office) en un plazo de tres días a partir del momento en que se tiene conocimiento de la infracción; entonces, ULS recibirá orientación de la ICO sobre las medidas que deben adoptarse.

SECCIÓN DOS - AVISO DE PRIVACIDAD

Todos los documentos son propiedad material e intelectual del cliente.

PROCESAMIENTO DE DECLARACIONES DE ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

Propósito/justificación - Base legal / Condición especial

SERVICIOS DE TRADUCCIÓN

TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS

Para la recepción y devolución de los documentos del archivo de traducción, el método preferido es usar Google Drive basado en la nube, aunque algunos clientes prefieren un intercambio de correo electrónico y este se utiliza cuando se solicita: Contrato

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

Revisión y evaluación de la traducción necesaria para nombrar un lingüista adecuado: Contrato

INGENIERÍA DE ARCHIVOS

En caso de ser necesario, los documentos de traducción se convierten a un formato alternativo antes de enviarlos al lingüista: Contrato

SOFTWARE DE CRM INTUITIVO

HISTORIAL DE PEDIDOS

Conservación de los servicios de traducción anteriores para optimizar el futuro servicio al cliente: Intereses legítimos

REGISTRO DE CLIENTES

Conservación de los datos básicos de contacto para la prestación de servicios: Contrato

 

 

 

CONTACTOS GENERALES

BASE DE DATOS DE INFORMACIÓN DE CONTACTO PARA EMPRESAS

Contactos de negocios derivados de redes de contacto y referencias para la promoción de ULS: Intereses Legítimos

SITIO WEB

Las cookies son archivos de texto generados por el sitio web y almacenados en el ordenador del usuario, en parte con fines de marketing y de generación de clientes potenciales: Intereses legítimos

CAMPAÑAS DE CORREO ELECTRÓNICO

Mailchimp, una plataforma de marketing en línea y una empresa de marketing por correo electrónico, se utiliza para enviar correos electrónicos en nombre de ULS con fines de marketing: Intereses legítimos

NEGOCIOS

ACREDITACIÓN

Se proporcionan pruebas de las actividades de ULS y de las personas responsables en el proceso de solicitud y auditoría para la certificación según la norma ISO 9001, ISO 9001, Instituto de Traducción e Interpretación e Instituto Colegiado de Lingüistas: Intereses legítimos

PERSONAL

SUPERVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS AUSENCIAS

Para controlar el desempeño, las ausencias por vacaciones y enfermedad: Intereses legítimos

ASUNTOS DE RR. HH., CONSULTOR

La remisión ocasional a QBH Solutions con el fin de consultar documentos de recursos humanos, como contratos laborales, y para recibir asistencia en la resolución de cuestiones disciplinarias y quejas: Intereses legítimos

NÓMINA DE TERCEROS

La nómina es administrada por un tercero, Aims Accountancy, ya que el recurso para ello aún no está disponible internamente: Intereses legítimos / Condición especial B Cumplimiento legal

REGISTROS DE EMPLEO

Conservación del formulario de solicitud y del contrato, copias de la identificación y las calificaciones cuando corresponda: Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

LINGÜISTAS PREFERIDOS*

Conservación de copias de identificación, CV y calificaciones, información de contacto y país de residencia cuando corresponda: Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

REGISTROS DE ACCIDENTES

Conservación de los registros de accidentes de trabajo: Obligación legal / Condición especial B Cumplimiento legal

*Para algunos proyectos de traducción, el cliente solicita la identidad del lingüista, esta se comparte a través del sistema seguro basado en la nube.

Control de registros

Que Cómo Donde ¿Cuánto tiempo Destrucción
Cotizaciones Correo electrónico Google Drive Email / Servidor 2 años Borrado permanente
Correo electrónico Google Drive Email / Servidor Orientación del código Borrado permanente
Archivos de traducción Copia impresa Cajón cerrado Sólo para sellar y escanear Destruido inmediatamente
CD y USB Cajón cerrado Devuelto al cliente posterior al contrato
Agenda de direcciones de Outlook En línea Cuenta segura Indefinido
Registros de empleados Archivos en papel y escaneados Servidor / Oficina 3 años Borrado permanente / Destruido
Libro de accidentes Libro Oficina 7 años Destruido
Facturas Levantado electrónicamente e impreso Servidor / Oficina 3 años Borrado permanente / Destruido

 

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